「会社でAIを使っていいのか、ルールがまだ決まっていない」という状況は、今の職場でよくあります。
ルールが決まるまで待つのも、判断なしに使い始めるのも、どちらもリスクがあります。
そんな時に自分だけで守れる個人ルールを3点だけ決めておけば、トラブルなく使い始められます。
- ① 入力しない情報を決める
- ② 出力内容の使い方を決める
- ③ 迷ったら使わないを原則にする
会社のルールが決まったら、そちらに従えばいい。それまでの間、この3点が自分を守ります。
なぜ個人ルールが必要なのか
「会社が禁止していないから使っていい」という考え方は、半分正しくて半分危ないです。
禁止されていないことと、許可されていることは違います。特にAIの利用については、多くの会社でルールの整備が追いついていないのが現状です。ルールがない状態で何かトラブルが起きた場合、「誰も止めなかった」は理由になりません。
自分の判断で使い始めるなら、自分なりの基準を持っておく必要があります。その基準が個人ルールです。
では、具体的に何を決めればよいかを見ていきます。
まずここを確認｜個人ルール3点の中身
【自分だけで守る個人ルール3点】
① 入力しない情報を決める
・個人情報（氏名・住所・電話番号・メールアドレス）は入力しない
・社外秘・未公開の経営情報は入力しない
・顧客情報・取引先情報はそのまま入力しない
・迷ったら入力しない
② 出力内容の使い方を決める
・AIの回答はそのまま使わず、必ず自分で確認・修正する
・数字・法律・制度が含まれる場合は一次情報で確認する
・社外に出す文章は、AIが作ったものでも自分が責任を持つ
③ 迷ったら使わないを原則にする
・「これは入力していいか」と迷った時点で、入力しない
・不明な点は情報システム部門または上司に確認する
個人ルールチェックリスト
【AIを使う前に確認する5点】
- 入力する内容に個人情報が含まれていないか
- 入力する内容に社外秘・未公開情報が含まれていないか
- 出力内容を自分で確認してから使うつもりか
- 数字・法律・制度が含まれる場合、一次情報で確認するつもりか
- 社外に出す場合、内容の責任は自分が持てるか
1つでも「いいえ」があれば、その内容はAIに入力しないか、使い方を見直してください。
現場でいちばん多いのは「みんな使っているから大丈夫」という判断です
「周りも使っているから問題ないだろう」という判断で動いている人が、実際に多いです。ただ、トラブルが起きた時に「みんなもやっていた」は自分を守る理由にはなりません。自分の行動に自分で基準を持っておくことが、結果的に自分を守ることになります。個人ルールは難しくありません。「迷ったら入れない」この一点だけでも、リスクはかなり下がります。
よくある失敗と対処
禁止されていないことと、許可されていることは違います。会社のルールが決まっていない場合は、情報システム部門または上司に一言確認してから使い始めてください。確認した記録を残しておくと、後で自分を守ることになります。
個人のスマホを使っても、入力した内容が業務上の情報であれば、会社の情報資産を社外に出したことに変わりありません。デバイスの問題ではなく、情報の問題です。業務に関わる内容を入力する場合は、会社のルールに従って使ってください。
AIが作った文章をそのまま提出すること自体は問題ではありません。ただし、内容の正確さは自分が保証する必要があります。提出前に必ず内容を確認し、数字・固有名詞・事実関係に誤りがないかをチェックしてください。
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まとめ
・会社のルールが決まっていない間は、個人ルール3点で自分を守る
・「入力しない情報」「出力の使い方」「迷ったら使わない」を決めるだけでいい
・「禁止されていない＝許可されている」ではない。迷ったら確認が基本
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