AIで作った文章の誤送信を防ぐ【送信前チェックリスト10項目】

【送信前に確認する10項目】

宛先の確認
□ 宛先（To・CC・BCC）は正しいか
□ 社外に送る場合、社内限定の情報が含まれていないか

置き換え表現の確認
□ 「A社」「B部長」「田中様（仮）」など、仮の表現が残っていないか
□ 「〇〇万円」「△△プロジェクト」など、伏字のままになっていないか

数字・固有名詞の確認
□ 金額・日付・数量は正しいか
□ 相手の会社名・担当者名・役職は正しいか
□ 法律・制度・規則の説明は一次情報で確認したか

個人情報の確認
□ 氏名・住所・電話番号・メールアドレスが不必要に含まれていないか
□ 顧客情報・取引先情報がそのまま含まれていないか
□ 社外秘・未公開情報が含まれていないか

1つでも「確認できていない」があれば、送信を止めて確認してください。

【ありがちなミスと確認ポイント】

ミス①：「A社の田中様（仮）」のまま送った
→ 送信前に文章全体を検索して「仮」「A社」「〇〇」が残っていないか確認する

ミス②：AIが出した金額が実際と違った
→ 金額・日付・数量は必ず元データと照合してから送信する

ミス③：CCに関係ない部署のアドレスが入っていた
→ 宛先は文章を確認する前に、最初に見る習慣をつける

AIが作った文章は、読んで違和感がない分、確認が甘くなります。手書きで作った文章より、むしろ丁寧に確認する必要があります。チェックリストは「疑うための道具」です。毎回使うことで、送信前の確認が習慣になります。最初は面倒に感じるかもしれませんが、一度ミスをしてからでは遅いです。送信前の30秒が、あとの対応の数時間を防ぎます。

AIの文章は読んで自然に感じるほど、間違いに気づきにくくなります。「違和感がない＝正しい」ではありません。特に数字・固有名詞・宛先は、違和感とは関係なく必ず確認してください。

チェックリストは「送信ボタンを押す直前」に使う形にしないと、習慣になりません。メールソフトの送信ボタンの近くに貼るか、送信前に必ず開くフォルダに保存するなど、使う場面に置いておくことが大切です。

AIが作った文章でも、送信した責任は送った人間にあります。「AIが間違えた」は理由になりません。最終確認は必ず自分で行い、内容の責任は自分が持つことを前提に使ってください。

・AIの文章は「完成しているように見える」ため、確認が甘くなりやすい
・宛先・置き換え表現・数字固有名詞・個人情報の4軸を送信前に必ず確認する
・最終確認は人間がやる。AIが作った文章の責任は送った人間にある