ここでは、メモから報告文を作る作業を「仕事で使える手順」にします。
やることは固定です。メモを貼る → 結論から整える → 確認する。この順番だけ守れば、走り書きのメモが上司に伝わる報告文になります。
最初は難しいことは不要です。コピペ → 貼り付け → 確認だけ。
報告文で手が止まる理由
報告文が書けないのは、文章力の問題ではなく「どこから手をつければいいか」が分からないことから始まります。
- メモはあるが、どう整理すれば上司に伝わるか分からない
- 時系列で書いてしまって、結論がどこにあるか分かりにくくなる
- 何を入れて、何を省けばいいか判断できない
ここは工夫で突破しません。メモをそのまま貼り付けて、AIに整えてもらいます。
結論：報告文は「結論 → 状況 → 対応・次のアクション」の順で固定する
上司向けの報告文の骨格は、これだけで十分です。
結論：〇〇の件は、〇〇という状況です。
状況：〇〇が〇〇になっており、〇〇の原因が考えられます。
対応・次のアクション：〇〇を〇月〇日までに対応します。
結論を先に書くだけで、上司が読みやすい報告文になります。時系列で書く必要はありません。
コピペ用：最小プロンプト（そのまま使う）
下をそのままコピーして、【メモ】の部分に走り書きのメモを貼り付けてください。
以下のメモを、上司向けの報告文に整えてください。
【必須ルール】
・構成は「結論 → 状況 → 対応・次のアクション」の順で固定
・結論から書く（時系列にしない）
・全体を5〜8行程度に収める
・メモにない内容は補完しない
【メモ】
（ここに走り書きのメモをそのまま貼り付ける）箇条書きのメモでも、文章でも、そのまま貼れば整えてくれます。
【追加条件】
・メールで送る形にしたい場合：「メールの本文として使える形で出力してください」
・口頭報告のメモにしたい場合：「口頭で報告するための話し言葉ベースで出力してください」
・箇条書きにしたい場合：「箇条書き形式で出力してください」よくある失敗と修正指示（ズレた時の直し方）
AIがズレたときは、「書き直して」ではなく、直す観点を一言で足します。
時系列になっている
→ 「結論を1行目に持ってきてください。時系列の並びは不要です」
長すぎる
→ 「全体を5〜8行に収めてください。状況の説明を1〜2行に削ってください」
次のアクションが入っていない
→ 「最後に『次のアクション』として担当・内容・期限を1行で追加してください」
メモにない内容が補完されている
→ 「メモに書かれていないことは補完しないでください。書かれている内容だけで整えてください」
上の出力を次の条件で修正してください。
・直したい点：［例：時系列になっている／長すぎる／次のアクションがない］
・制約：［例：5〜8行以内／結論から始める／メモにない内容は補完しない］noteで提供する「完成セット」
無料記事では、考え方と最小プロンプトまでです。
noteでは、実務で迷いが出る部分を「完成セット」にしてまとめています。
- コピペ用プロンプト（完成形）
- 用途別テンプレ（進捗報告／トラブル報告／提案報告 など）
- 失敗パターン別の修正指示集
- 報告文チェックリスト（結論・状況・アクションの確認）
※ noteは冒頭を無料で読めます。
必要なら、続き（有料パート）で完成セットを使ってください。
他の整理手順もまとめています → 整理系カテゴリ
