機密情報をAIに入れないルール【社内で使う最低限の基準】入力NG例付き

【入力可否の3分類】

❌ 入力NG（絶対に入れない）
・個人情報（氏名・住所・電話番号・マイナンバー）
・未公開の経営情報（M&A・人事・財務）
・契約書・社外秘文書の原文
・顧客リスト・取引先の詳細条件

⚠️ 要注意（置き換えてから使う）
・社名・部署名・担当者名
・金額・数量・日付の具体値
・案件名・製品名（社外秘のもの）

✅ 置き換えOK（伏字にすれば使える）
・「A社」「B部門」「田中さん（仮）」など架空名に変換済みの情報
・「〇〇万円」「△月頃」など数値をぼかした情報

【置き換え前 → 置き換え後】

「株式会社〇〇の山田部長への提案書」
→ 「A社のB部長への提案書」

「2025年3月末までに5,000万円の契約を取りたい」
→ 「〇月末までに〇千万円規模の契約を取りたい」

「新製品△△の発売前情報を含む案内文」
→ 「新製品X（仮称）の発売前情報を含む案内文」

AIの回答を受け取ったあと、架空名を実際の情報に戻して使います。この手順を習慣にするだけで、情報漏えいリスクを大きく下げられます。

「どこまで入れていいか」の判断を個人に任せると、必ずばらつきが出ます。情報システムとして社内ルールを作るときは、判断が要らない形にするのが鉄則です。「入力NGリストを貼り出す」「置き換えテンプレを共有フォルダに置く」だけで、チーム全体のリスクが下がります。個人で使う場合も同じです。毎回考えなくて済む形を先に作っておいてください。

文章の中に固有名詞や数値が混ざっていることがあります。貼る前に一読して、置き換えが必要な箇所がないか確認してください。「一般的な内容」かどうかの判断より、「固有名詞・数値があるか」の確認の方が速くて確実です。

「A社への提案書」を取引先にそのまま送るミスは実際に起きます。AIの回答を使うときは、架空名が残っていないか送信前に必ず確認してください。

学習利用をオフにしても、送信内容がサーバーに一時保存される仕様は変わりません。設定変更はリスクを下げる手段のひとつです。入力NGの基準は設定とは別に持ってください。

・入力可否は「NG／要注意／置き換えOK」の3分類で判断する
・固有名詞・数値は架空名に置き換えてから使う
・設定変更と入力基準はセットで持つ。どちらか一方では不十分