クレーム内容を整理して対応案を作る｜優先順位付きAIプロンプト

ここでは、クレーム内容の整理と対応案の作成を「仕事で使える手順」にします。

やることは固定です。クレーム内容を貼る → 事実を整理する → 対応案を出す。この順番だけ守れば、感情に引きずられずに対応の優先順位が決まります。

最初は難しいことは不要です。コピペ → 貼り付け → 確認だけ。

クレーム対応で判断が遅れる理由

クレーム対応が遅れるのは、対応力の問題ではなく「何から手をつければいいか」が整理されていないことから始まります。

• クレームの内容と相手の感情が混ざって、事実が見えにくい
• 複数の問題が同時に起きていて、どれを先に対応するか判断できない
• 対応案を考えようとすると、また感情的になってしまう

ここは工夫で突破しません。クレーム内容をそのまま貼り付けて、AIに事実と対応案に整理してもらいます。

結論：クレーム整理は「事実・影響・原因・対応案・優先順位」の5点で固定する

クレーム対応に必要な整理は、5点だけです。

この5点を整理するだけで、感情ではなく判断軸で対応の順番が決まります。

コピペ用：最小プロンプト（そのまま使う）

下をそのままコピーして、【クレーム内容】の部分にメモやメールをそのまま貼り付けてください。

以下のクレーム内容を整理して、対応案と優先順位を出してください。

【出力形式】
■ 事実の整理（感情・推測を除いた事実だけ）
・

■ 影響範囲
・

■ 考えられる原因
・

■ 対応案（複数）
1. 
2. 
3. 

■ 優先順位と理由
・最優先：〇〇　理由：

【必須ルール】
・感情的な表現は省いて事実だけを整理する
・クレーム内容にない情報は補完しない
・対応案は現実的なものを出す

【クレーム内容】
（ここにクレームのメモ・メール・電話メモをそのまま貼り付ける）

電話メモでも、メールの文章でも、そのまま貼れば整理してくれます。

【追加条件】
・上司への報告用にしたい場合：「上司に報告する形式で出力してください」
・重大度を分類したい場合：「重大度を高・中・低で分類してください」
・再発防止策も出したい場合：「再発防止策を1〜2点追加してください」

よくある失敗と修正指示（ズレた時の直し方）

AIがズレたときは、「書き直して」ではなく、直す観点を一言で足します。

感情的な表現が残っている
→ 「感情的な表現・推測をすべて削除してください。確認できる事実だけを残してください」

対応案が抽象的
→ 「対応案を『誰が・何を・いつまでに』の形で具体的に書いてください」

優先順位の理由が出ていない
→ 「優先順位に理由を1行追加してください（例：影響範囲が広いため・相手の感情が高ぶっているため）」

原因が多すぎて絞れない
→ 「原因を最も可能性が高い2〜3点に絞ってください」

上の出力を次の条件で修正してください。
・直したい点：［例：感情表現が残っている／対応案が曖昧／優先順位の理由がない］
・制約：［例：事実だけ／対応案は3点以内／優先順位に理由を入れる］

noteで提供する「完成セット」

無料記事では、考え方と最小プロンプトまでです。

noteでは、実務で迷いが出る部分を「完成セット」にしてまとめています。

• コピペ用プロンプト（完成形）
• 用途別テンプレ（上司報告用／重大度分類付き／再発防止付き など）
• 失敗パターン別の修正指示集
• クレーム対応チェックリスト（事実・影響・対応案の確認）

noteで「クレーム整理対応案完成セット」を見る

※ noteは冒頭を無料で読めます。
必要なら、続き（有料パート）で完成セットを使ってください。

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