ここでは、依頼内容を手順書に変換する作業を「仕事で使える手順」にします。
やることは固定です。依頼内容を貼る → 手順に分解する → 確認する。この順番だけ守れば、口頭で受けた依頼がそのままマニュアルの下書きになります。
最初は難しいことは不要です。コピペ → 貼り付け → 確認だけ。
手順書を作るのに時間がかかる理由
手順書の作成が遅いのは、文章力の問題ではなく「どこまで細かく書けばいいか」で迷うことから始まります。
- どこからどこまでを1ステップにすればいいか分からない
- 自分には当たり前のことをどこまで書くか判断できない
- 全部書こうとして、手が止まる
ここは工夫で突破しません。依頼内容をそのまま貼り付けて、AIに手順に分解してもらいます。
結論：手順書は「目的 → ステップ → 確認ポイント」の3段構成で固定する
手順書の骨格は、これだけで十分です。
目的：この手順書は何のためのものか（1行）
ステップ：1．〇〇する 2．〇〇する 3．〇〇する（番号付きで分解）
確認ポイント：各ステップで確認すべきこと・よくあるミス
依頼内容を貼り付けて、この3段構成に整えるよう指示するだけで下書きが出てきます。
コピペ用：最小プロンプト（そのまま使う）
下をそのままコピーして、【依頼内容】の部分にメモや依頼文を貼り付けてください。
以下の依頼内容を、誰でも同じ手順で作業できるマニュアルの下書きに変換してください。
【必須ルール】
・構成は「目的（1行）→ 手順（番号付き）→ 確認ポイント」の3段構成で固定
・手順は1ステップ1行で、動詞で締める
・確認ポイントはよくあるミスや注意点を中心に出す
・依頼内容にない情報は補完しない
【依頼内容】
（ここに口頭メモ・メール・依頼文をそのまま貼り付ける）口頭メモでも、メールの文章でも、そのまま貼れば手順書に変換してくれます。
【追加条件】
・対象者が初心者の場合：「IT操作に不慣れな人でも理解できる言葉で書いてください」
・画面操作を含む場合：「どこをクリック・入力するかも明示してください」
・チェックリスト形式にしたい場合：「手順をチェックボックス形式で出力してください」よくある失敗と修正指示（ズレた時の直し方）
AIがズレたときは、「書き直して」ではなく、直す観点を一言で足します。
ステップが大きすぎる
→ 「1ステップを1つの操作・判断に分解してください。1ステップが2文以上になる場合は分けてください」
確認ポイントが出ていない
→ 「各ステップの後に『確認ポイント』として、よくあるミスや注意点を1行追加してください」
依頼内容にない情報が補完されている
→ 「依頼内容に書かれていないことは補完しないでください。不明な部分は『要確認』と記載してください」
専門用語が多くて分かりにくい
→ 「専門用語を使わず、作業する人が理解できる言葉に置き換えてください」
上の出力を次の条件で修正してください。
・直したい点：［例：ステップが大きい／確認ポイントがない／専門用語が多い］
・制約：［例：1ステップ1行／確認ポイントを各ステップに追加／初心者向けの言葉で］noteで提供する「完成セット」
無料記事では、考え方と最小プロンプトまでです。
noteでは、実務で迷いが出る部分を「完成セット」にしてまとめています。
- コピペ用プロンプト（完成形）
- 用途別テンプレ（PC操作手順／業務フロー／引き継ぎマニュアル など）
- 失敗パターン別の修正指示集
- 手順書チェックリスト（ステップ・確認ポイント・対象者の確認）
※ noteは冒頭を無料で読めます。
必要なら、続き（有料パート）で完成セットを使ってください。
他の整理手順もまとめています → 整理系カテゴリ
